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Comment le secrétariat de l’assemblée générale est-il assuré ?

Le procès verbal, indispensable 

Il est primordial pour le syndicat des copropriétaires de « garder trace » de l’assemblée générale, et ce de manière à ce que le texte rédigé ne puisse faire l’objet de contestation.
Le procès-verbal consigne l’ensemble des décisions prises (ou refusées par l’assemblée) sous la forme de résolutions très précisément rédigées, avec le vote exprimé pour chacune d’entre elles.
Au début de l’assemblée, sont désignés le « secrétaire » qui a en charge de « produire » le texte – la désignation d’un secrétaire est obligatoire pour que l’assemblée soit valide –, ainsi qu’un président de séance (distinct du président du conseil syndical) et des scrutateurs, qui auront, à la fin de la séance, la tâche de signer le procès-verbal et ainsi de l’« authentifier ». Le secrétaire consigne les décisions et les votes acquis.

De droit, le syndic assure le secrétariat de l’assemblée, lui-même ou par l’intermédiaire du gestionnaire qui suit l’immeuble, à qui il délègue ses pouvoirs. La tâche du secrétaire est le plus souvent facilitée par un programme informatique, qui lui permet d’utiliser les formulations préparées pour l’ordre du jour. Donc l’enregistrement informatique se fait tout au long de l’assemblée, ce qui permet de disposer du procès-verbal dès la fin de l’assemblée.
Le syndic, en assemblée, ne peut se cantonner au rôle de secrétaire. Il a le pouvoir – le devoir – d’intervenir dans les débats. Cette faculté a été confirmée par la Cour d’appel de Paris, notamment pour des questions relatives à la gestion et à l’administration de l’immeuble.
L’assemblée peut décider de désigner une autre personne que le syndic comme secrétaire. Un copropriétaire ou un mandataire peut être choisi par un vote à la majorité simple (article 24). Mais ceci doit se faire dès les premières minutes de l’assemblée.
Cette désignation intervient lorsque les copropriétaires défiants par rapport au syndic en exercice ont l’intention de contester sa gestion, ne pas procéder à son renouvellement, voire de le révoquer. Une mesure de prudence dans une situation conflictuelle, mais qui demande de choisir une personne capable de réaliser le document selon les règles.

Pour en savoir plus sur l’assemblée générale, vous pouvez consulter cet article: https://blog.syndicexperts.com/blog/en-copropriete-quel-est-le-role-de-l-assemblee-generale



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