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Comment caractériser le rôle du syndic ?

Dans le statut de la copropriété, en France, le syndic joue un rôle essentiel. Il est un personnage clé, « pivot » pourrait-on aussi dire. La loi du 10 juillet 1965 qui a défini le mode de fonctionnement lui donne des pouvoirs essentiels. Chaque copropriété doit absolument avoir un syndic pour la faire fonctionner ; elle ne peut être « dépourvue de syndic ». Autrement dit une copropriété ne peut être gérée que par un syndic, soit un professionnel, soit un « bénévole ». Ce syndic est unique au sens où un seul peut être en exercice à un moment donné, mais ses fonctions sont précaires : ceux qui l’ont désigné, ont le pouvoir de changer de syndic, d’abord en ne procédant pas à son renouvellement.
En effet le syndic trouve sa légitimité dans un vote, celui de l’assemblée générale des copropriétaires. Ce vote se concrétise dans un contrat de syndic qui définit les conditions d’exercice et la durée du mandat.

De ce fait le syndic est celui qui agit pour le compte de l’ensemble des copropriétaires, du syndicat des copropriétaires. Il dispose certes d’une latitude d’action professionnelle, mais il ne peut agir à l’encontre de la volonté de ceux qui l’ont désigné. Un terme définit bien le rôle du syndic et ses relations avec les copropriétaires : il est le mandataire qui agit au nom du syndicat.

Notons une différence importante : le syndic « bénévole » est choisi par les copropriétaires parmi eux. ; par contre le professionnel est par définition extérieur à la copropriété qu’il gère, parmi d’autres.

Quel est le rôle du syndic dans la copropriété ?

Pour présenter le professionnel qui exerce le rôle de mandataire du syndicat des copropriétaires :

le syndic – exactement syndic de copropriété – est un professionnel (dont les conditions d’exercice sont précisément définies sur le plan réglementaire) qui a passé contrat avec une copropriété, plus précisément un syndicat des copropriétaires.

Les conditions de désignation d’un syndic

Ses conditions de désignation et d’exercice figurent en particulier dans la loi portant statut de la copropriété (loi du 10 juillet 1965, modifiée par plusieurs textes législatifs, et en particulier la loi du 24 mars 2014 dite loi Alur). Il peut être utile de se reporter au texte et en particulier à l’article 18 qui énumère précisément ce dont il est chargé pour le compte de la copropriété.

Comment le syndic est désigné ?

Il est désigné par un vote de l’assemblée générale qui approuve également la durée du contrat. Il est donc soumis à renouvellement périodique. La copropriété a le pouvoir de changer de syndic mais en suivant des règles strictement définies. La désignation du syndic est portée à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Dans certains cas il n’y a qu’un candidat si le syndic en place postule à son renouvellement ; mais il peut y avoir plusieurs candidats entre lesquels les copropriétaires choisiront (après que le conseil syndical ait indiqué les résultats de la mise en concurrence). Dans tous les cas les règles de procédure sont strictes et il est impératif que se dégage une majorité absolue (telle que définie par la loi de 1965 dans son article 25). La loi a ainsi déterminé une majorité claire pour la désignation du syndic (le syndic ne peut être choisi par une minorité de copropriétaires).

La durée du mandat ne peut excéder trois ans, mais bien souvent le renouvellement intervient annuellement. Un syndic est ainsi désigné pour une mission temporaire. Un syndic qui n’est pas renouvelé perd automatiquement ses fonctions.

 

Pour que le syndic exerce son rôle : un vote initial, un contrat, un mandat

De par son contrat, le syndic est le mandataire du syndicat des copropriétaires. Le mandat donné au syndic professionnel prend la forme d’un contrat dont le contenu et la durée sont réglementés. Le contrat du syndic fixe : la durée de son mandat (au maximum trois ans renouvelables), sa date de prise d’effet et d’échéance, les modalités de rémunération de ses prestations de gestion courante, les conditions d’exercice de sa mission.

Les missions et obligations du syndic sont ainsi définies par un acte à valeur juridique signé conjointement par le syndic et une personne agissant par délégation de pouvoir du syndicat. Longtemps les syndics ont eu une certaine latitude dans la rédaction du contrat. Dorénavant les pouvoirs publics ont instauré un « contrat type » (décret du 26 mars 2015, voir ci-dessous).

L’étendue de la mission du syndic

Représentant la copropriété, dont il est l’agent exécutif, le syndic a en charge le bon fonctionnement de l’immeuble et sa gestion financière.
Son rôle est donc capital pour que se déroulent – au mieux – les activités relatives à la vie de l’immeuble, que soient assurés l’entretien et la réalisation des travaux sur les parties communes. La liste des prestations que le syndic se doit d’effectuer pour assurer la gestion et l’administration de l’immeuble est définie dans le contrat signé lors de la désignation, en application des dispositions légales. Il a en charge tout le fonctionnement financier de l’immeuble, que ce soit le règlement des charges par les copropriétaires et le paiement de toutes les dépenses. Il assure la gestion comptable, établit le budget prévisionnel et procède aux comptes de la copropriété. Il administre la copropriété et effectue des démarches administratives. Il veille à l’entretien des parties communes et à leur conservation, de ce fait il suit les travaux décidés par l’assemblée générale. Le syndic est comme un « homme orchestre » qui aurait à s’occuper de multiples (petits) problèmes matériels, comme à faire face à des situations urgentes et graves. Pour bien gérer l’immeuble il doit assurer au jour le jour comme faire preuve de capacités d’analyse et de prévision.

Le syndic agit en interaction avec la copropriété ; désigné par l’assemblée générale il lui rend compte chaque année et il « exécute » les décisions prises par les copropriétaires (il ne peut agir contre la volonté de l’assemblée générale). Il se doit d’avoir des relations suivies avec le conseil syndical.

 

Le syndic, personne physique ou cabinet ?

Les missions de syndic sont confiées à une seule personne (physique ou morale si le syndic est une société), elles ne peuvent être transférées à une autre personne.
Le temps où une personne seule pouvait exercer comme syndic apparaît souvent comme révolu. Gérant plusieurs dizaines, voire centaines d’immeubles, un cabinet de syndic constitue une entreprise avec ses collaborateurs spécialisés : comptable(s), responsable technique travaux, gestionnaires et assistante(s) chargé(e)s du suivi d’immeubles…

Ainsi sur le « marché » on peut choisir entre des cabinets de taille variable : comptant quelques personnes ou de multiples employés. Aux copropriétaires de choisir la structure qui leur apparaîtra la plus appropriée aux besoins de leur immeuble et offrira la meilleure qualité de service.

Il faut rappeler que les fonctions de syndic ne s’exercent que durant la durée du contrat. Un contrat de syndic peut être renouvelé ou non. À condition de respecter les règles de procédure, les copropriétaires réunis en assemblée ont le droit de changer de syndic. Mais la désignation d’un nouveau est une nécessité absolue.

Ce que dit la loi sur le rôle du syndic

La loi du 10 juillet 1965, modifiée par celle du 24 mars 2014, indique que le syndic, notamment, est chargé
– d’assurer l’exécution des dispositions du règlement de copropriété et des délibérations de l’assemblée générale ;
– d’administrer l’immeuble, de pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien et de faire procéder aux travaux nécessaires ;
– d’établir le budget prévisionnel, les comptes du syndicat et leurs annexes, de les soumettre au vote de l’assemblée générale ;
– d’ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat sur lequel sont versées sans délai toutes les sommes ou valeurs reçues ;
– de représenter le syndicat dans tous les actes civils et en justice.

 

Comment la réglementation définit-elle les prestations du syndic ?

L’arrêté du 19 mars 2010, relatif aux prix applicables dans certains secteurs professionnels, stipule « les opérations effectuées par les administrateurs d’immeuble ou syndics de copropriété […] relèvent de la gestion courante.

Cette annexe énumère la liste minimale des prestations incluses dans le forfait annuel.

Toute prestation particulière doit figurer explicitement en tant que telle dans le contrat de syndic.

Le contenu des prestations particulières doit être défini avec précision dans les rubriques correspondantes figurant dans le contrat de syndic..

Le texte législatif de référence pour
Les grandes rubriques de la « liste minimale des prestations de gestion courante » se rapportent à :
– Assemblée générale annuelle
– Comptabilité générale de la copropriété
– Administration et gestion de la copropriété en conformité avec le règlement de copropriété
– Assurances
– Gestion du personnel

Le texte législatif de référence sur les fonctions du syndic est l’article 18 de la loi du 24 mars 2014 (loi Alur), consultable sur le site Legifrance https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000028772256

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L’actualité des syndics : le « contrat type »

En application de-là loi Alur de 2014, a été publié le décret du 26 mars 2015, définissant le contrat type de syndic de copropriété. Le texte distingue deux types de prestations.

  • Celles qui sont considérées comme obligatoires et pour lesquelles une liste non limitative est définie ; la liste spécifie les tâches que le syndic doit impérativement effectuer (ainsi la tenue de l’assemblée générale annuelle, l’entretien de l’immeuble avec des visites et vérifications périodiques, les démarches administratives… et plus généralement les obligations professionnelles du syndic définies par la législation). Leur rémunération entre dans le cadre du forfait qui figure au contrat (le montant de la rémunération globale du syndic est précisé expressément dans le contrat signé).
  • Celles considérés comme particulières qui font l’objet d’une liste limitative. Ainsi réunions et visites supplémentaires, règlement de copropriété et état descriptif de division de la copropriété, gestion administrative et matérielle suite à un sinistre, études techniques, état daté pour une vente…). Ces prestations sont énumérées dans le contrat (et le syndic ne peut en introduire de supplémentaires).Elles donnent lieu à versement au profit du syndic d’une rémunération spécifique, sur la base d’un barème fixé.

 

Les dispositions de ce décret sont applicables aux contrats de syndic conclus ou renouvelés après le 1er juillet 2015.

Pour les pouvoirs publics, l’objectif est de « clarifier et encadrer les relations entre les syndics de copropriété elles copropriétaires, de faciliterla lisibilité des tarifs et encourager la concurrence des syndics. » (source site du Ministère de la Justice)

Cette « normalisation » devrait apporter plus de transparence dans les contrats, éviter des clauses abusives et autres errements de la part de certains syndics.

Le décret avec le contrat en annexe est consultable sur le site Legifrance https://www.legifrance.gouv.fr/eli/decret/2015/3/26/JUSC1502013D/jo/texte



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