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Qui compose le syndic ?

Deux sortes de syndics existent.

Les syndics non professionnels, dits aussi « bénévoles » dont l’exercice repose sur une seule légitimité : le choix par l’assemblée générale. Les copropriétaires décident de confier le mandat de syndic à l’un d’entre eux. La seule condition est d’être copropriétaire dans l’immeuble, de détenir un ou plusieurs lots. Le « bénévole » peut aussi être le conjoint d’un copropriétaire.

Aucun titre n’est requis, aucune formalité administrative n’est à effectuer. Le pouvoir du syndic est exercé grâce à la confiance de ses pairs. Le « bénévole » peut exercer une activité professionnelle quelle qu’elle soit, ou être retraité, mais il est clair qu’il doit disposer du temps nécessaire pour suivre les affaires de la copropriété, et faire preuve de compétences multiples.

Dans la pratique les « bénévoles » ne sont qu’une minorité parmi les syndics et ils gèrent le plus souvent des copropriétés de petite taille, où souvent l’esprit « communautaire » constitue un fondement du groupe des copropriétaires.

 

Les syndics professionnels peuvent exercer seuls, mais le cas est devenu rare, ou être à la tête d’un cabinet. La taille du cabinet est variable, certains ne gèrent qu’un petit nombre de copropriétés, d’autres s’occupent de plusieurs centaines d’immeubles, soit des milliers de lots. Cette question de la taille peut constituer un critère pour le choix par le syndicat des copropriétaires : il est des tenants du syndic de proximité, à la tête d’un cabinet de petite taille, qui est susceptible d’être plus proche et donc plus réactif. Il en est d’autres qui sont adeptes des grosses structures, disposant de moyens et de compétences importants.

 

Pour exercer le syndic professionnel doit :

 

  • Satisfaire à des obligations légales et réglementaires.

 

 

Le métier de syndic est réglementé par la loi Hoguet du 2 juillet 1970 sur l’exercice des professions immobilières et par la loi du 10 juillet 1965 sur le statut de la copropriété. La loi Alur du 24 mars 2014 a ajouté de nouvelles obligations.

Le syndic ne peut exercer pour le compte d’un syndicat de copropriétaires qu’à la condition d’avoir été désigné par l’assemblée des copropriétaires à la majorité des voix. Le syndic et le syndicat des copropriétaires sont liés par un contrat qui définit les conditions d’intervention du « mandataire ».

Pour exercer, le syndic doit détenir une carte professionnelle délivrée désormais par le Président de la Chambre de commerce et d’industrie (antérieurement par le Préfet). Les cartes délivrées antérieurement indiquent le domaine d’intervention en portant la mention « gestion immobilière ».Si la carte est délivrée à compter du 1er juillet 2015 elle porte la mention « Syndic de copropriété ».

Les conditions d’obtention de la carte professionnelle :

·          ●justifier d’une aptitude professionnelle, attestée par un diplôme, souvent de niveau universitaire et/ou par une solide expérience dans l’exercice de la profession ;

·          ●disposer d’une garantie financière destinée à assurer les fonds qu’il détient pour le compte de tiers. Le montant minimum de la garantie est de 110 000 € ;

·          ●bénéficier d’une assurance en responsabilité civile professionnelle contre les conséquences pécuniaires pour les actes entrant dans le cadre de ses activités ;

·          ●prouver que le syndic n’est pas frappé d’une incapacité ou d’une interdiction d’exercer la profession.

 

Il est nécessaire que le syndic

–       ait été désigné par la copropriété, lors d’une assemblée générale. Le vote à la majorité absolue est la source de sa légitimité ;

–       jouisse de la confiance des copropriétaires qui ont remis entre ses mains la gestion et l’administration de leur immeuble. Le mandat de syndic s’inscrit dans le temps et est soumis à renouvellement périodique.

 

 

 

  • Disposer d’une surface financière suffisante, ce qui permet de mettre en œuvre des moyens (locaux et matériels – notamment informatiques – qui représentent des investissements), de conduire des actions de communication….

 

  • Disposer d’un personnel – gestionnaires, assistantes, comptable – en nombre suffisant pour assurer les tâches dans de bonnes conditions, et faisant preuve dans leur action quotidienne de compétences et d’efficacité.

Comment est composé un cabinet de syndic ?

 

Pour les copropriétaires, la personne la plus importante est le (la) gestionnaire, qui a en charge la copropriété, et d’autres à l’évidence. C’est lui qui vous permettra de sentir que vous êtes dans un bon syndic. Le gestionnaire peut être chevronné et avoir des années d’expérience, ou jeune et disposer d’un niveau de formation (par exemple BTS profession immobilière). Le gestionnaire doit faire preuve de réactivité et de sens des relations humaines (il est en contact régulier avec les copropriétaires), de sens de l’adaptation (il peut être amené à gérer des situations d’urgence ou complexes) et de sens des responsabilités (un exemple : le syndic peut lui déléguer son rôle pour une assemblée générale).

 

Les gestionnaires sont secondés par des assistantes (le féminin est en pratique plus que dominant) chargées de fonctions de secrétariat, de traitement des documents (ainsi numérisation des documents) et d’accueil téléphonique.

 

Le comptable est un personnage clé du cabinet. Même s’il est moins connu de l’ensemble des copropriétaires, il est en relation régulière avec le président et les membres du conseil syndical. Sa responsabilité porte sur l’ensemble de la gestion, y compris le règlement de l’ensemble des dépenses. Les règles de la comptabilité des syndics étant drastiques, la fonction exige des compétences de haut niveau.

Dans l’organisation du cabinet, il peut constituer le second responsable du cabinet, après le syndic.

 

 

Le recours à des professionnels « extérieurs »

 

Dans l’exercice de ses fonctions le syndic a besoin des concours de professionnels.

  • Pour des tâches spécialisées pour lesquelles un haut niveau de compétence est requis : avocat (cf. le syndic représente le syndicat des copropriétaires en justice, et est requis d’intervenir pour des impayés de charges) ; architecte (un personnage important pour la conduite des travaux, il peut intervenir de manière ponctuelle, ou constituer l’architecte en titre de l’immeuble), notaire (par exemple pour une modification de règlement de copropriété), géomètre, expert (un des principaux domaines à l’heure actuel est tout ce qui concerne les économies d’énergie). Les rémunérations de ces professionnels sont le plus souvent des honoraires à la prestation, et le montant est intégré dans les charges que payent les copropriétaires.

 

  • Pour faire exécuter des travaux ou différentes prestations nécessaires pour la copropriété. Les premiers professionnels à faire figurer sur la liste sont ceux du bâtiment : plombier, électricien ; maçon ; peintre, couvreur, étanchéiste… Il peut être utile de disposer d’un excellent artisan, que le syndic « attache » à l’immeuble. Mais dans tous les cas où l’opération dépasse le montant fixé pour les marchés (déterminé en assemblée générale) le syndic doit procéder à un appel d’offres auprès d’un certain nombre d’entreprises (le plus souvent trois) et soumettre les devis à l’assemblée générale qui peut seule effectuer le choix définitif.

 

  • Pour des copropriétés importantes, les prestataires peuvent être divers : entretien des espaces verts, gardiennage… De plus le recours à des sociétés de services tend à se répandre pour l’entretien courant et les mouvements de poubelles.

 

Pour synthétiser

  • Le syndic est d’abord le responsable (dans tous les sens du terme) du cabinet qu’il gère. L’exercice de la profession est « réglementé ».
  • Il exerce ses fonctions grâce aux employés de son cabinet à qui il délègue une part du suivi des copropriétés qu’il gère. Le cabinet est en quelque sorte le « noyau dur ».
  • Il utilise les services de professionnels spécialisés, qui sont comme des « satellites » (au sens astronomique du terme) ou des auxiliaires non permanents.


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