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Quel est l’ordre du jour de l’assemblée générale de copropriétés ?

Comment l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale est-il préparé et qui intervient, découvrez notre article ci-dessous à ce sujet. Les dispositions s’appliquent pour l’assemblée annuelle et pour les réunions supplémentaires.

 

L’ordre du jour de l’assemblée générale de copropriétés

L’ordre du jour constitue, en quelque sorte, le programme de l’assemblée générale, le récapitulatif des points sur lesquels les copropriétaires devront se déterminer par leurs votes ; il ne relève donc ni du hasard ni d’une quelconque improvisation. Une assemblée ne peut se tenir sans ordre du jour.La préparation de l’ordre du jour est de la responsabilité du syndic, c’est une des fonctions qu’il remplit en application de son mandat. C’est lui qui rédige le texte avec ses collaborateurs, et d’abord le (la) gestionnaire qui a l’immeuble en charge.
La date a été préalablement fixée et les copropriétaires vont recevoir du syndic une lettre recommandée leur annonçant la date de réunion. L’envoi doit obligatoirement se faire dans le délai de vingt et un jours précédant la date de l’assemblée. Elle est accompagnée d’un ordre du jour précis, avec libellé des questions et projets de résolutions ; les votes se feront donc en référence à des formulations précises, préparées par le syndic ou ses collaborateurs. Sont joints obligatoirement des documents annexes (comptes, devis, projets de contrats, etc.).

D’autres points peuvent être inscrits, à la demande du conseil syndical ou d’un (des) copropriétaire(s). Ces derniers doivent communiquer la question à inscrire au syndic en temps voulu et préparer une présentation écrite des motifs ainsi qu’un projet de résolution. Le syndic est tenu de les porter à l’ordre du jour.

À noter que lorsque l’ordre du jour est établi et diffusé aux copropriétaires, il est interdit de le modifier ; donc il n’est pas question d’introduire un point à la dernière minute, et encore moins en séance…

Le nombre de résolution est variable, ce qui conditionne la durée de la séance : pour une assemblée « supplémentaire » ou « extraordinaire », il ne peut y avoir à examiner que quelques points, ainsi des travaux, ou même un seul s’il s’agit de choisir le syndic alors que l’élection n’avait pu être acquise lors de l’assemblée ordinaire.

À chaque assemblée l’ordre du jour comportera l’élection d’un président de séance et d’assesseurs, ainsi que la désignation d’un secrétaire de séance.

 

L’ordre du jour pour les assemblées générales annuelles

Pour les assemblées générales « ordinaires », celles qui se tiennent obligatoirement chaque année, l’ordre du jour comporte un certain nombre de questions obligatoires : le président du conseil syndical rend compte de l’action menée et on procède à l’élection des membres du conseil syndical ; des résolutions particulièrement importantes pour la marche de la copropriété portent sur l’approbation des comptes du syndic pour l’exercice écoulé, le quitus donné au syndic, le vote pour la désignation du syndic et l’examen du budget prévisionnel.

D’autres points touchent à la gestion : détermination de mise en concurrence des contrats et marchés (montant du seuil qui définit les modalités de décision), la constitution, ou non, de provisions pour travaux d’entretien ou de conservation,

Pour toutes les résolutions inscrites à l’ordre du jour, le vote se fait texte par texte, et à main levée. Le respect des procédures est un des impératifs des assemblées générales.

Mais c’est toujours l’approbation du procès-verbal, mis en forme par le secrétaire de séance, qui clôt l’ordre du jour.

 

Quels sont les points qui doivent figurer à l’ordre du jour de l’assemblée générale ?

Un ordre du jour doit être fixé préalablement à la tenue d’une assemblée générale. Il récapitule l’ensemble des questions, rédigées en forme de résolutions, qui seront soumises au vote au cours de l’assemblée. Le syndic assure la préparation, la rédaction et la tenue de cet ordre du jour. L’ordre du jour est envoyé aux copropriétaires avec la convocation à l’assemblé générale, accompagné des documents complémentaires, au moins 21 jours avant la date de l’assemblée.

L’ordre du jour commence, selon l’ordre habituel, avec des résolutions obligatoires

 

concernant le fonctionnement de l’assemblée

  • élection du président de séance et des scrutateurs

(la présidence de séance est distincte de la fonction de président du conseil syndical, le syndic ne peut l’exercer),

  • élection du secrétaire de séance (le plus souvent le syndic, mais l’assemblée peut désigner un de ses membres, ce qui est signe de tension entre les copropriétaires et le syndic),
  • rapport du conseil syndical (désormais obligatoire),
  • élection des membres du conseil syndical,

relatives à la gestion du syndic et son mandat

  • vérification et contrôle des comptes du syndic,et l’approbation des comptes de l’exercice écoulé,
  • approbation des comptes hors budget prévisionnel (ceux des travaux d’amélioration notamment),
  • quitus au syndic de sa gestion

lors de l’assemblée le syndic rend compte de sa gestion et présente les comptes, pièces à l’appui, et justifie si besoin son action, La décision de l’assemblée qui approuve les comptes, lui donne en général quitus de sa gestion ; ce qui implique que ses actes et interventions sont confirmés, et que les copropriétaires ne peuvent revenir sur ce qui a été fait. « Le syndic ne pourra pas être recherché en responsabilité par le syndicat des copropriétaires si l’assemblée a ratifié ses initiatives, soit en approuvant les comptes, soit en lui donnant quitus. » (C. Sabatié, Copropriété)

  • renouvellement du mandat du syndic,
    et le cas échéant l’examen des candidatures d’autres syndics,

(le ou les projets de contrat ont été envoyés avec la convocation. Lorsque le syndic est désigné, la signature par la personne mandatée par le syndicat des copropriétaires a lieu dans l’immédiat de la séance),

fonctionnement financier de la copropriété

  • vote du budget prévisionnel (en fonction des calculs préparatoires du syndic, à partir du montant de ce budget seront calculés les appels de charges),
  • détermination des conditions de mise en concurrence des contrats et marchés (montant du seuil),
  • autorisations d’engagement à donner au syndic et au conseil syndical (montants des seuils selon lesquels : 1/ le syndic peut passer des contrats et engager des dépenses sans avoir à demander un accord ; 2/ pour lesquels l’accord du conseil syndical constitue un préalable, au-delà l’accord de l’assemblée doit être demandé),
  • constitution, ou non, de provisions pour travauxd’entretien ou de conservation (au moins une fois tous les trois ans au moins, le syndic fait part de la nature des travaux qui pourraient s’avérer nécessaires dans les années à venir, il fait part, si besoin, de l’opportunité de constituer des provisions spéciales pour faire face à des travaux ; le montant des appels de fonds annuels doit figurer dans la résolution.

Dans l’avenir l’assemblée aura à se prononcer sur le « fonds de travaux » créé par la loi Alur.),

  • point, le cas échéant sur les procédures judiciaires,

L’ordre du jour comporte ensuite des résolutions, d’objet de teneur variables, selon les besoins de la copropriété. Ainsi l’assemble peur avoir à se déterminer sur

  • la réalisation de travaux, ou d’un ravalement, y compris le choix entre les entreprises et le montant financier des travaux,
  • les honoraires spécifiques du syndic pour ces travaux (pourcentage du montant),
  • la réfection ou l’installation d’éléments d’équipement communs (par exemple chauffage collectif),
  • l’autorisation donnée à des copropriétaires de mener des travaux privatifs ayant des incidences sur les parties communes,
  • l’usage des parties communes.
    La règle est que chaque point fait l’objet d’une résolution spécifique, ce qui peut entraîner des ordres du jour longs.

Des points peuvent être inscrits à l’ordre du jour, à la demande du conseil syndical ou d’un (des) copropriétaire(s). Ils doivent communiquer la question à inscrire au syndic en temps voulu et préparer une présentation écrite des motifs ainsi qu’un projet de résolution.

Un point qui n’a pas été inscrit à l’ordre du jour ne peut pas faire l’objet d’un vote. Si l’ordre du jour comporte l’étude d’une question, ou de « questions diverses », un débat aura lieu, mais sans qu’il soit possible de prendre une décision, qui le plus souvent sera reportée à une autre assemblée générale.

Le caractère rigide du fonctionnement de l’assemblée générale permet d’éviter des débordements en séance. Le non-respect des règles de procédure peut entraîner la contestation d’une résolution, voire de l’assemblée dans son entier.

La séance se termine par l’établissement du procès-verbal et la signature – par le secrétaire de séance, le président de séance et les scrutateurs.

 

L’assemblée générale peut-elle se prononcer sur une question qui n’est pas à l’ordre du jour ?

Un copropriétaire sort de sa poche un projet de résolution alors que la question n’est pas inscrite à l’ordre du jour. Le président de séance n’est pas vigilant, le syndic ne fait pas attention, et si un vote intervient…
Autre cas de figure : la convocation établie par le syndic porte la mention « questions diverses » ; et s’il en profite pour faire passer une décision de travaux avec un libellé précis…

Dans les deux cas il y a erreur de procédure ; le fonctionnement des assemblées générales est régi par des règles précises et contraignantes. Et même un certain formalisme.

Un point qui n’est pas inscrit formellement dans l’ordre du jour ou qui figure dans d’imprécises « questions diverses » ne peut pas être adopté par l’assemblée ; il peut uniquement faire l’objet d’un débat sans prise de décision. Le vote ne peut intervenir que sur une résolution écrite qui a été inscrite à l’ordre du jour communiqué aux copropriétaires avec la convocation. Si ce n’est pas le cas la décision n’est pas valable ; elle peut être contestée et être annulée par le Tribunal de grande instance.

Les projets de résolution sont préparés par le syndic, mais il est possible à un copropriétaire de faire inscrire un projet de résolution, à la double condition de le faire parvenir au syndic dans les délais (soit avant l’envoi de la convocation) et de préparer un texte explicite.

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L’ordre du jour constitue, en quelque sorte, le programme de l’assemblée générale, le récapitulatif des points sur lesquels les copropriétaires devront se déterminer par leurs votes ; il ne relève donc ni du hasard ni d’une quelconque improvisation. Une assemblée ne peut se tenir sans ordre du jour.
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