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L’ordre du jour de l’assemblée générale

Comment l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale est-il préparé ? Qui intervient dans cette préparation et les choix ? Qu’est-ce que l’ordre du jour ?

L’ordre du jour, en quelque sorte le programme de l’assemblée générale, le récapitulatif des points sur lesquels les copropriétaires devront se déterminer par leurs votes ne relève pas du hasard. La date a été préalablement fixée et les copropriétaires vont recevoir du syndic une lettre leur annonçant la date de réunion. Elle est accompagnée d’un ordre du jour précis, avec libellé des questions et projets de résolution ; les votes se feront donc en référence à des formulations précisément déterminées, préparées par le syndic ou ses collaborateurs. Sont joints des documents annexes (comptes, devis etc.).

La préparation de l’ordre du jour est de la responsabilité du syndic, c’est une des fonctions qu’il remplit en application de son mandat.

Les ordres du jour classiques ou ponctuelles

Certains points de l’ordre du jour ne varient guère, dans leur formulation, ainsi la désignation d’un président de séance et d’assesseurs, la désignation des membres du conseil syndical. Le choix du secrétaire de séance peut recouvrir des enjeux. Le conseil syndical doit rendre compte de son action.

Les choses sérieuses commencent vraiment avec l’approbation de comptes (dont les pièces ont pu être examinées auparavant par les membres du conseil syndical) et la fixation du budget prévisionnel.
Autre domaine crucial : le quitus au syndic pour sa gestion, c’est-à-dire l’accord donné par les copropriétaires aux initiatives du syndic depuis la dernière assemblée, par ce vote ils entérinent sa gestion et la ratifient, et s’interdisent toute contestation ultérieure.

L’assemblée procède ensuite au vote pour la désignation du syndic (renouvellement de celui en fonction, ou désignation d’un nouveau syndic parmi les candidats en concurrence) ; l’ordre du jour prévoit, à la suite, la signature du contrat par la personne mandatée par le syndicat.

Suivent ensuite des questions qui peuvent être très diverses, mais, surtout s’il s’agit de travaux, ont des implications financières, et entraîneront des appels de fonds dont les montants ont dû être préparés avant la séance. Pour des travaux d’amélioration l’assemblée votera à la fois sur les travaux (nature, modalités) et sur les aspects financiers, montants selon les devis, et honoraires dus au syndic, qui font l’objet d’une résolution séparée.

À savoir sur l’ordre du jour et les AG

Le syndic joue le rôle principal, même dans la phase préparatoire, certes en tenant compte des avis qu’il peut recevoir, ainsi du président du conseil syndical.

  • Une fois l’ordre du jour établi et diffusé, il ne peut plus subir de modifications.
  • L’ordre du jour est plus ou moins important : parfois moins de 10 résolutions, parfois une « inflation », ainsi une copropriété confrontée à de multiples choix de travaux a dû voter sur plus de 40 résolutions, lors d’une assemblée qui fut en bonne part nocturne.
  • Si des copropriétaires ne sont pas d’accord avec une proposition formulée, il suffit qu’ils votent contre au cours de la séance.
  • Un copropriétaire, ou le conseil syndical, peut faire inscrire une question à l’ordre du jour, cela fait partie de ses droits ; mais il doit respecter une règle chronologique – sa proposition doit parvenir au syndic (par lettre recommandée) quelques jours avant les fatidiques 21 jours fixés pour l’envoi de la convocation – et des contraintes de présentation : il doit proposer un texte avec des éléments de présentation et d’explication et une proposition de résolution qui sera mise au vote.
  • Le syndic ne peut refuser les projets de résolution envoyés en temps et en heure. S’il le fait il peut engager sa responsabilité.
  • Si une question ne figure pas à l’ordre du jour, une discussion peut avoir lieu, mais il est exclu qu’une telle question puisse être soumise au vote. Si un vote doit intervenir ce sera lors d’une autre assemblée générale, avec inscription de la résolution à l’ordre du jour.

Les règles de fonctionnement des assemblées générales interdisent l’improvisation.

  • Le procès-verbal récapitule les décisions selon l’ordre du jour de l’assemblée.

Pour en savoir plus sur l’assemblée générale, vous pouvez consulter cet article en cliquant ici: https://blog.syndicexperts.com/blog/comment-definir-lassemblee-generale-des-coproprietaires 

 

 



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