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Les caractéristiques d’un procès-verbal d’assemblée générale en copropriété

L’objectif d’un procès-verbal d’assemblée générale en copropriété

À l’issue de l’assemblée générale, est dressé le procès-verbal. Le secrétaire l’établit immédiatement et la dernière résolution est ainsi formulée : « après lecture le présent procès-verbal est adopté ». Il est signé par le président de séance, les assesseurs et le secrétaire.
Le procès-verbal indique, par la feuille de présence qui lui est annexée :

  •  les copropriétaires présents, avec le total des millièmes ;
  •  les copropriétaires représentés, avec le total des millièmes ;
  •  les absents, sous forme d’une liste nominale.

Ce qui doit être précisé sur le procès-verbal

Pour chaque résolution le résultat du vote est précisé :

  • si la décision a été acquise à l’unanimité (sous-entendu des présents et représentés ou de l’ensemble des copropriétaires pour un vote selon certaines dispositions de l’article 26) ;
  • les copropriétaires qui se sont opposés à la décision, avec liste nominale ;
  •  ceux qui se sont abstenus, de la même façon.

Ces dispositions interdisent un vote à bulletin secret ; le plus souvent on procède par un vote à main levée.
Le procès-verbal récapitule les décisions, dont le texte est conforme à la formulation soumise à l’assemblée et qui figuraient à l’ordre du jour. Et le résultat du vote.
Il n’est pas fait mention de la teneur des débats qui ont eu lieu lors de l’assemblée.
Il s’agit donc d’un relevé de décisions et non d’un compte rendu de réunion. Cependant, doivent figurer au procès-verbal les réserves formulées par les propriétaires qui ont voté contre une résolution.

Étant donné la nature des décisions qui peuvent être prises et leurs répercussions pour la copropriété, il faut donc que tout soit consigné de manière irréprochable. Le document est la base de la mémoire de la copropriété, la pièce à laquelle il convient de se référer en cas de problème d’interprétation, et – s’il le faut – une pièce essentielle lors d’une action en justice.

L’original du procès-verbal est versé aux archives du syndicat. Il peut aussi être consigné dans un registre électronique.
S’il ne fait pas l’objet de contestation, de recours, il fait foi, y compris lors d’une action en justice.

 

Le procès-verbal doit être communiqué aux copropriétaires

Le syndic de copropriété est tenu de communiquer le procès-verbal de chaque assemblée aux copropriétaires, par simple lettre aux présents et représentés ; par lettre recommandée avec accusé de réception aux copropriétaires opposants (au moins à une résolution), ainsi qu’aux absents et non représentés. Cette notification doit avoir lieu dans les deux mois qui ont suivi l’assemblée. Si les copropriétaires concernés veulent introduire en justice une action ayant pour objet de contester les décisions de l’assemblée, ils disposent de deux mois.

Le procès-verbal est aussi un moyen d’apprécier une copropriété et ses modes de fonctionnement, ainsi les dispositions législatives les plus récentes stipulent les procès-verbaux des trois dernières années doivent être communiqués au candidat acquéreur d’un bien immobilier.



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