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Le sens des relations humaines et le souci d’informer

Le sens des relations humaines, que ce soit pour la mission de conseil, ou la gestion des questions délicates : deux exemples faire respecter le règlement de copropriété en « rappelant à l’ordre » s’il le faut un copropriétaire qui fait, par exemple, un usage abusif des parties communes, ou gérer les problèmes de retards pour le paiement des charges. Le syndic se doit dans certaines circonstances d’être rigoureux.

 

Le devoir d’information du syndic

Le devoir d’explication est lié au conseil : si l’immeuble présente des défectuosités graves, le syndic se doit non seulement d’analyser la situation, mais d’expliquer aux copropriétaires quelle est la solution qu’il préconise.

Le devoir d’information constitue un aspect essentiel de la fonction de syndic. Il est le mandataire du syndicat des copropriétaires, et doit leur faire savoir et leur rendre compte. Un moment privilégié est l’assemblée générale qui doit donner quitus au syndic pour son action durant l’exercice, ce qui comprend l’examen, essentiel, des documents comptables, et de procéder, ensuite, au vote du budget prévisionnel.

Longtemps les échanges entre le syndic et les copropriétaires ont utilisé le support papier, pour ne citer que les documents les plus importants : convocations à l’assemblée générale, procès-verbal d’assemblée, appels de charges… Si le papier est loin d’avoir disparu, internet devient de plus en plus un outil de communication entre le cabinet et les copropriétaires, avec des courriels échangés pour les questions urgentes, la consultation du conseil syndical sur un devis, la transmission de pièces. L’utilisation d’internet s’élargit et se diversifie dans la copropriété.

 

Des outils informatiques pour communiquer plus rapidement

Comme beaucoup d’entreprises, des cabinets de syndics développent leurs outils informatiques et leurs modes de communication, ce qui impose une mobilisation de moyens et des investissements. Le premier domaine couvert est la numérisation des lettres, des pièces administratives, des pièces comptables, etc. ce qui accélère la gestion et favorise la communication avec les copropriétaires.

Dans la loi Alur du 24 mars 2014, il est stipulé que les syndics professionnels devront proposer, d’ici le 1er janvier 2015, un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble. Selon la nature des documents l’accès sera différencié pour les membres du syndicat des copropriétaires et le conseil syndical.
Le site internet du syndic doit permettre de suivre l’actualité de l’immeuble, sa gestion, en consultant les documents et la trésorerie. Les avancées technologiques doivent concourir à la transparence et favoriser des contacts et dialogues entre gestionnaires et copropriétaires. La rapidité de mise en œuvre de tels dispositifs, les contenus mis en ligne deviennent de nouveaux critères pour apprécier l’efficacité d’un syndic, et le cas échéant choisir entre différents candidats à la fonction.

Aux copropriétaires de suivre l’action du syndic, la pertinence des outils numériques mis en ligne, et de se les approprier.

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Le devoir d’explication est lié au conseil : si l’immeuble présente des défectuosités graves, le syndic se doit non seulement d’analyser la situation, mais d’expliquer aux copropriétaires quelle est la solution qu’il préconise.
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