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L’assemblée générale

La portée des décisions du conseil syndical:

C’est dans le cadre des assemblées générales que s’exprime le syndicat des copropriétaires. Comme tous en sont membres de droit ils peuvent tous y siéger et s’exprimer par leurs votes. Si quelqu’un – que ce soit le syndic, le président du conseil syndical ou des copropriétaires – voulait s’opposer à la présence de l’un d’entre eux, il commettrait un acte prohibé par les règles de la copropriété. Nul ne peut être « interdit » d’assemblée. L’assemblée générale est l’organe central de la copropriété : toute décision importante doit être votée par une majorité des copropriétaires rassemblés. Sauf cas d’annulation par la justice, toute décision doit entrer en pratique, doit être exécutée (pour reprendre le terme spécifique) par le syndic. Prenons le cas de travaux (à l’exception des petites opérations d’entretien courant), le syndic n’a pas le droit d’en décider seul ; ni non plus le président du conseil syndical se réunissant de sa propre initiative avec quelques copropriétaires ; de tels choix seraient de nulle valeur.

Pour qu’une décision soit valide, il est nécessaire – au sens le plus fort du terme – qu’elle soit prise dans le cadre d’une assemblée convoquée régulièrement.

Les procédures et les erreurs à ne pas commettre

Le syndic est tenu d’agir dans le cadre de procédures, qui ne laissent guère place à la fantaisie, puisqu’elles ont été édictées par le législateur depuis le 10 juillet 1965.

Des dispositions régulent ces moments de rassemblement des copropriétaires.

  • La tenue des assemblées et leur périodicité ; l’assemblée générale dite ordinaire doit être réunie au moins une fois par an, dans les six mois qui suivent le fin de l’exercice budgétaire. Si besoin, s’en fait sentir, des assemblées supplémentaires, « extraordinaires » peuvent être réunies. L’initiative peut venir du syndic, du président du conseil syndical ou de copropriétaires qui soulignent la nécessité de la réunion extraordinaire. 
  • La préparation de l’ordre du jour, qui est normalement du ressort du syndic. Il consulte notamment le président du conseil syndical. Mais tout copropriétaire est en droit de faire inscrire un projet de résolution à l’ordre du jour : il le rédige et l’envoie en lettre recommandée au syndic, qui n’a pas le droit de ne pas en tenir compte.

L’ordre du jour devra être scrupuleusement observé (une question qui n’est pas officiellement inscrite ne peut faire l’objet d’un vote). C’est au syndic de mentionner les modalités de majorités qui devront être réunies pour les différentes décisions (majorité simple, majorité absolue, double majorité, dont les champs sont rigoureusement définis par la loi : articles 24, 25 et 26).

Différents documents doivent obligatoirement être envoyés aux copropriétaires avec la convocation et l’ordre du jour, ainsi le projet de budget prévisionnel, les comptes de l’exercice, des devis lors de travaux, etc. Les copropriétaires peuvent avoir des lectures abondantes avant la tenue de l’assemblée.

  • Les conditions de convocation et les documents qui doivent parvenir aux copropriétaires trois semaines (21 jours) avant la date fixée, afin qu’ils puissent se déterminer en toute connaissance de cause. Il incombe au syndic de procéder à la convocation. Une erreur peut être commise pour les dates de convocation avec un envoi inférieur aux 21 jours prescrits ; l’erreur est constatée par les dates que portent les plis recommandés ; si le syndic tient malgré tout l’assemblée, des copropriétaires ont le droit d’agir en justice pour demander l’annulation de l’assemblée.

Le déroulement de l’assemblée générale

Comment l’assemblée générale de la copropriété doit-elle se passer ?

  • Le déroulement de la séance: il est obligatoire de recenser les présents et représentés (ceux qui ont donné mandat à une tierce personne), à l’aide d’une feuille de présence que chacun signe ; son importance est primordiale pour le décompte des votes. On recense les mandats ; si certains sont « en blanc » (le mandant n’a pas désigné de mandataire), ils sont répartis entre des copropriétaires, de préférence par le président du conseil syndical ; si le syndic le fait lui-même, son attitude est critiquable.

Puis on procède à l’élection du président de séance et de ses assesseurs, qui sont pris parmi les copropriétaires.

Le syndic est présent, il expose les choses, peut donner son avis au cours des débats (mais sans effectuer de pressions abusives sur les copropriétaires), voire se justifier. Il est clair que le syndic ne participe pas aux votes.

Le déroulement de la séance suit la présentation inscrite à l’ordre du jour. Et les choses peuvent se passer relativement vite ou traîner en longueur.

  • Pour garder trace de l’assemblée et faire foi, un procès-verbal est établi, par le secrétaire ; le plus souvent le syndic assure la charge (il dispose de moyens informatiques), mais les copropriétaires, s’ils sont méfiants, peuvent désigner l’un d’entre eux. Pour attester de la véracité du PV, qui comporte l’intégralité des textes de résolutions et les mentions des votes exprimés, le président de séance et les assesseurs le signent.

Que se passe-t-il après l’assemblée ?

  • Les suites. Le syndic dispose de deux mois pour envoyer le procès-verbal, selon deux modalités. Pour ceux qui ont exprimé uniquement des votes positifs, envoi par lettre simple. Pour les absents et les opposants (qui ont voté contre), le syndic envoie la « notification » par lettre recommandée. Eux seuls ont la possibilité de contester soit une résolution, soit l’assemblée dans son ensemble, par une action en justice. C’est donc le tribunal de grande instance qui décidera ou non de l’annulation de l’assemblée litigieuse.

Le syndic n’a pas le pouvoir de s’opposer à une résolution régulièrement votée, ni de demander l’annulation. Les décisions de l’assemblée s’imposent à lui.

Sa mission est d’exécuter, de faire entrer les résolutions dans la réalité.

Expérience et « climat »

En règle générale, les bons syndics sont bien rodés pour la préparation et la tenue de l’assemblée. Souvent ils participent à plusieurs dizaines dans le courant de l’année. C’est donc pour eux des réunions qui entrent dans l’exercice ordinaire de la profession.

Parmi les copropriétaires, des novices peuvent être surpris, mais la plupart ont assimilé les règles du jeu. Un problème peut cependant se poser : le nombre de présents et représentés ; s’il est trop faible les résolutions qui requièrent la majorité simple pourront être adoptées, mais il est possible qu’il n’y ait pas assez de votants pour qu’une résolution, qui relève de l’article 25, puisse être soumise au vote. La capacité des copropriétaires à se mobiliser est déterminante.

Même si une assemblée est bien préparée, au niveau du syndic et par des contacts entre copropriétaires, son déroulement peut être soumis à des aléas ; sur certains points les copropriétaires peuvent se diviser. Les tempéraments et le « jeu des acteurs » interviennent : certaines assemblées se déroulent de manière sereine et constructive ; d’autres se passent sous le signe des affrontements et de l’inefficacité.

Les règles qui président aux assemblées sont toujours les mêmes, mais chaque assemblée peut se révéler singulière.

Si vous souhaitez en savoir plus sur comment les décisions de l’assemblée générale sont-elles mises en œuvre, n’hésitez pas à consulter l’article suivant: https://www.syndicexperts.com/decisions-de-lassemblee-generale-mises-oeuvre/

 



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