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La comptabilité en copropriété

 

Les mouvements de fonds

La gestion d’un immeuble représente, à l’évidence, de multiples mouvements de fonds : au crédit essentiellement les charges dues trimestriellement par les copropriétaires et les appels de fonds pour travaux ; au débit de nombreuses dépenses pour l’entretien du bâtiment et la maintenance des équipements communs, les coûts de chauffage et d’eau, les charges salariales de l’employé d’immeuble, la souscription d’une assurance, des impôts, les honoraires du syndic, et bien souvent des factures de travaux. Au total de multiples opérations comptables et la tenue d’un compte bancaire séparé ouvert au nom du syndicat des copropriétaires.

La comptabilité par le syndic

En pratique le responsable de la gestion financière et de la comptabilité est le syndic, mandataire du syndicat des copropriétaires : le texte de la loi (du 10 juillet 1965 modifiée par celle du 24 mars 2014, article 18) spécifie que « le syndic assure la gestion comptable et financière du syndicat ». Il est précisé que le syndic doit « tenir pour chaque syndicat une comptabilité séparée qui fait apparaître la position de chaque copropriétaire à l’égard du syndicat ». Cette fonction figure explicitement dans le contrat qui le lie au syndicat.

Dans la réalité le syndic délégué de larges pouvoirs au comptable, qui apparaît comme un des principaux personnages du cabinet.

La première fonction est de préparer le budget prévisionnel annuel, en concertation avec le conseil syndical, et de le soumettre aux copropriétaires en assemblée générale ; l’assemblée doit se tenir dans les six mois qui suivent le terme de l’exercice budgétaire écoulé, elle approuve les comptes et vote le nouveau budget, qui permettra notamment de définir les montants des appels de charges.

Pour les recettes, le syndic a pour rôle de percevoir les appels de charge, ce qui ne va pas sans mal avec certains copropriétaires. Pour assurer l’équilibre financier du syndicat le syndic doit diligenter des actions contre ceux qui accumulent les impayés de charges.

La copropriété pour fonctionner se doit de disposer d’un équilibre comptable ; lorsque la situation est critique et que les comptes sont « au rouge » le syndic est dans l’obligation de faire verser des appels de fonds exceptionnels, après une décision d’assemblée.

 

 

Par ailleurs la loi rappelle que le syndic ne peut avancer aucun fonds au syndicat des copropriétaires.

Pour les dépenses, le comptable doit traiter des monceaux de factures, dont il faut vérifier le bien-fondé avec le gestionnaire de l’immeuble, ou la conformité avec le devis de l’entrepreneur ou le contrat de maintenance.

Toutes les opérations sont répertoriées dans le cadre d’états comptables, avec le relevé détaillé des dépenses de l’exercice ou l’état financier après répartition (qui répertorie, provisions et avances, créances et dettes).

La tenue de la comptabilité est strictement encadrée et doit se faire selon des règles contraignantes : les charges et produits de l’exercice sont comptabilisés « en partie double » (à toute opération enregistrée dans un compte doit correspondre une écriture en contrepartie dans un autre compte), tout enregistrement comptable doit être appuyé sur une pièce justificative en original.

Le contrôle des comptes

Qui dit comptes dit contrôle et vérification. Il incombe tout d’abord aux membres du conseil syndical d’effectuer toutes opérations de vérification au cours de l’exercice. Les autres copropriétaires peuvent vérifier les factures, dans le cabinet du syndic, durant le mois qui précède l’assemblée générale. Enfin, les comptes sont soumis à l’assemblée, mais ce dernier contrôle n’est pas toujours très poussé, des copropriétaires étant parfois comme un peu dépassés par la marée de chiffres qui figurent dans les états communiqués en annexes de la convocation à l’assemblée générale).

Lors d’un changement de syndic, celui qui cède la place est tenu de transmettre à son successeur l’intégralité des fonds disponibles et toutes les pièces comptables. L’ancien syndic ne dispose d’aucun droit de retenir des fonds et des documents. Les fonds immédiatement disponibles doivent être transmis au syndic nouvellement désigné dans le délai d’un mois, le solde après apurement des comptes doit être versé dans les deux mois.



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