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Comment se fait la convocation de l’assemblée générale des copropriétaires ?

Comme pour bien des aspects de l’organisation de la copropriété, la convocation de l’assemblée générale doit suivre des règles strictes.

 

Qui doit convoquer l’assemblée générale des copropriétaires ?

Une réponse claire : le syndic, au moins dans les conditions normales de fonctionnement de la copropriété. Le syndic a l’obligation de convoquer au moins une assemblée générale dans l’année, et si nécessaire une ou des assemblées supplémentaires. Ce devoir et ce pouvoir, sont consignés dans le contrat qui définit son mandat.

Si le syndic, par « inadvertance », carence ou toute haute cause, ne convoque pas l’assemblée, il ne respecte pas ses obligations par rapport au syndicat des copropriétaires, il se met en faute.

Et la copropriété ne peut fonctionner.

La loi (du 10 juillet 1965, modifiée par celle du 24 mars 2014, article 18) spécifie : « En cas d’empêchement du syndic, pour quelque cause que ce soit, le président du conseil syndical peut convoquer une assemblée générale appelée à désigner un nouveau syndic. En cas de carence du syndic et à défaut de stipulation du règlement de copropriété, un administrateur provisoire peut être désigné par décision de justice. »

 

La convocation à l’assemblée générale des copropriétaires est obligatoire

Tout d’abord la convocation est obligatoirement faite par écrit, et elle doit être adressée à tous les copropriétaires par lettre recommandée avec accusé de réception.
L’avis de convocation est envoyé par le syndic, à qui appartient l’initiative de la réunion.

La convocation doit indiquer le jour, l’heure et le lieu de la réunion. En règle générale une concertation a eu lieu préalablement avec le conseil syndical pour le choix de la date et l’ordre du jour.

La convocation est expédiée selon un calendrier impératif : les copropriétaires doivent être – impérativement – avisés au moins 21 jours avant la date de l’assemblée générale. Si ce délai n’est pas respecté l’assemblée peut être annulée ! En pratique, le non-respect du délai de convocation est source d’un important contentieux ; il permet à des copropriétaires d’engager des procédures, et d’avoir gain de cause devant le Tribunal de grande instance.

 

Ce que comporte la convocation à l’assemblée générale

L’envoi comporte l’ordre du jour, les projets de résolutions et les pièces nécessaires pour les prises de décision. Les documents nécessaires à l’information et à la prise de décision doivent être obligatoirement annexés à la convocation pour qu’elle soit valide : état financier du syndicat (comptes), budget prévisionnel ; projets de contrats, devis en cas de travaux projetés, marchés notamment pour travaux d’amélioration ou transformation d’éléments d’équipement commun ; autorisation du syndic pour introduire une action en justice.

 

À qui sont envoyées les convocations à l’assemblée générale ?

Les convocations sont envoyées à tous les copropriétaires, sans exception – vérité d’évidence, puisque le principe est que tout copropriétaire a le droit d’assister à l’assemblée générale et d’y exercer son droit de vote.

Pour les époux, la Cour de cassation a précisé que le libellé devait être au nom des deux époux ou à « Monsieur ou Madame ». Les usufruitiers et les représentants de sociétés sont convoqués.

 

Comment se fait l’envoi des convocations aux copropriétaires ?

L’utilisation de la lettre simple est proscrite ; l’expédition doit se faire par lettre recommandée avec accusé de réception dans le délai prescrit (il est nécessaire en cas de contestation d’apporter la preuve des dates d’envoi et de réception des plis ; il peut donc être utile de conserver l’enveloppe avec le document du recommandé…). Le syndic peut aussi faire parvenir la convocation par remise contre récépissé ou par émargement ; la télécopie est également un moyen licite de transmission. Par contre il n’est pas possible d’utiliser internet et le courrier électronique (courriel).

 

Une assemblée générale peut-elle être convoquée en urgence ?

 La règle est que le syndic convoque l’assemblée générale, par lettres recommandées à l’ensemble des copropriétaires, en respectant un délai de vingt et un jours entre l’envoi et la date de réunion. Ce délai s’impose que ce soit pour l’assemblée générale annuelle ordinaire ou d’autres assemblées supplémentaires.

Des exceptions sont néanmoins possibles, pour convoquer une assemblée dans un délai court.

Tout d’abord en cas de travaux urgents, le délai peut être raccourci, mais la réduction de durée doit être justifiée. Ainsi si la chaudière de chauffage collectif est brutalement défaillante en plein hiver, le syndic doit engager des travaux immédiatement, mais il doit les faire entériner rapidement par l’assemblée, pour justifier un appel de fonds.

L’autre exception à la règle : l’assemblée qui vient de se tenir n’a pas pu voter certaines résolutions, en raison d’un défaut de majorité, lié à une trop faible participation. Pour éviter que la décision intervienne trop tardivement, une nouvelle assemblée peut être convoquée dans les trois mois qui suivent, mais il est même possible de la convoquer sous huitaine, à condition que l’ordre du jour de la nouvelle assemblée ne porte que sur des questions qui figuraient à l’ordre du jour de la précédente.

En dehors de ces cas le délai de vingt et un jours est impératif, et un défaut dans l’envoi des convocations peut être la cause d’une annulation d’assemblée.

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Tout d’abord la convocation est obligatoirement faite par écrit, et elle doit être adressée à tous les copropriétaires par lettre recommandée avec accusé de réception. L’avis de convocation est envoyé par le syndic, à qui appartient l’initiative de la réunion.
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