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Comment les comptes du syndic sont-ils approuvés ?

Le syndic gère les finances de la copropriété.

Il encaisse des recettes, principalement les appels de fonds des copropriétaires (pour les charges courantes d’une part, pour les travaux d’autre part). Il engage les dépenses, en particulier il règle les différents fournisseurs et entrepreneurs et verse le salaire de la gardienne. De ce fait il tient obligatoirement une comptabilité, selon des règles strictes, et il doit soumettre les comptes de l’exercice écoulé à l’assemblée générale. Les fonds de la copropriété proviennent des copropriétaires, il est légitime que le syndic justifie leur usage.

L’approbation des comptes du syndic

Tous les ans en assemblée générale une des premières résolutions porte sur l’approbation des comptes du syndic. Mais il ne faudrait pas estimer que ce moment de l’assemblée est un simple « rite » ; la portée du vote est importante, pour le syndic comme pour le syndicat des copropriétaires.

Préalablement les copropriétaires ont reçu, dans les documents annexés à la convocation, des tableaux comptables. Et les membres du conseil syndical ont pu consulter les comptes dans les bureaux du syndic et notamment vérifier la conformité des factures.

Le vote se fait à la majorité simple (article 24) et en approuvant les comptes les copropriétaires entérinent l’ensemble des opérations financières réalisées par le syndic au cours du dernier exercice. L’approbation des comptes emporte donc ratification de la gestion financière du syndic.
Il faut noter que ce vote intervient immédiatement avant celui du quitus et celui sur le contrat de syndic.

Une fois les comptes approuvés, les copropriétaires ne peuvent plus les contester.

En cas de remise en cause de la gestion des comptes

Une remise en cause ne peut être fondée qu’ « en cas d’erreur, d’omission ou de présentation inexacte », pour reprendre les formulations du Code de procédure civile. Par ailleurs, comme pour toute décision d’assemblée générale, les copropriétaires opposants ou défaillants peuvent introduire une action en contestation dans les deux mois qui suivent la notification du procès-verbal.

Le refus d’approbation par l’assemblée générale des comptes présentés par le syndic a des conséquences étendues. Il fait obstacle de fait à la délivrance du quitus et impose au syndic de présenter de nouveaux comptes pour permettre à l’assemblée générale de clôturer le budget. L’établissement de nouveaux comptes s’impose, qui seront soumis à une nouvelle assemblée ou que le conseil syndical examinera lorsqu’il reçoit délégation de l’assemblée pour ce faire.

Le rejet des comptes du syndic motivé par une mauvaise gestion financière de sa part peut mettre en cause sa responsabilité contractuelle envers le syndicat des copropriétaires et, le cas échéant, justifier sa révocation et la désignation d’un administrateur provisoire. À l’inverse, un refus d’approuver les comptes qui ne reposerait sur aucun motif sérieux, serait susceptible d’engager la propre responsabilité du syndicat vis-à-vis de son mandataire.

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Il encaisse des recettes, principalement les appels de fonds des copropriétaires (pour les charges courantes d’une part, pour les travaux d’autre part). Il engage les dépenses, en particulier il règle les différents fournisseurs et entrepreneurs et verse le salaire de la gardienne. De ce fait il tient obligatoirement une comptabilité, selon des règles strictes, et il doit soumettre les comptes de l’exercice écoulé à l’assemblée générale. Les fonds de la copropriété proviennent des copropriétaires, il est légitime que le syndic justifie leur usage.
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