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Comment les comptes de la copropriété sont-ils tenus par le syndic ?

La gestion des fonds de la copropriété

Les fonds du syndicat de copropriétaires sont gérés par le syndic. Comment tient-il la comptabilité ?Les comptes sont ceux de la copropriété et non ceux du syndic exclusivement. Les copropriétaires ont un droit de regard : avant l’assemblée générale ils ont la possibilité de consulter les comptes, y compris l’intégralité des pièces comptables, dans les locaux du syndic ; le conseil syndical dispose de prérogatives pour vérifier ; lors de l’assemblée une des résolutions porte sur l’approbation des comptes de l’exercice écoulé.

Les documents comptables sont la base de la nouvelle comptabilité. Tout enregistrement comptable doit comporter les références du syndicat des copropriétaires (nom et adresse de l’immeuble) et doit être appuyé par une pièce justificative en original. Tous les documents doivent être datés et conservés par le syndic (normalement pendant dix ans).

La comptabilité est tenue de manière chronologique et les écritures sont faites en partie double. Toute écriture en erreur doit être annulée par une écriture contraire. Les comptes sont clos à une date déterminée, après laquelle aucune opération ne peut être opérée, ni aucune modification apportée.

Les pièces comptables font, en quelque sorte, partie du patrimoine de la copropriété : en cas de changement de syndic, le syndic sortant doit remettre à son successeur l’intégralité des pièces justificatives, en originaux, ainsi que les documents comptables.

Les dépenses courantes

Parmi les états un des plus intéressants pour suivre le fonctionnement de la copropriété est celui des dépenses courantes, celles des charges communes générales.

Pour avoir une vision synthétique :

 

État financier après répartition,

indique la situation générale

I – Situation financière et trésorerie
Trésorerie Provisions et avances
50. Fonds placés51 Fonds disponibles en banque53 Caisse 102 Provisions pour travaux103 Avances1031 avances de trésorerie

1032 avances travaux

11 Subventions en instance d’affectation

12 Solde en attente sur travaux ou opérations exceptionnelles

Total XXXXX XXXXX
II – Créances Dettes
45 Copropriétaires, sommes exigibles restant459 dont créances douteuses

Compte de tiers

42 à 44 Autres créances

46 Débiteurs divers

47 Compte d’attente

48 Comptes de régularisation

 

 

45 Copropriétaires, excédents versés

 

Compte de tiers

40 Fournisseurs

42 à 44 Autres dettes

47 Compte d’attente

48 Comptes de régularisation

49 Dépréciation des comptes de tiers

Total XXXXX XXXXX
Total général (I) + (II) Total général (I) + (II)

 

Les dépenses exceptionnelles

Les travaux et opérations exceptionnelles font l’objet de comptes de gestion spécifiques. Sont fournies les données sur les montants : des travaux votés, des travaux payés, des travaux réalisés, les appels de travaux, et éventuellement les emprunts et les subventions.



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