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Questions - Réponses

Question de Bnb_21

Que deviennent les archives de la copropriété en cas de changement de syndic ?

Bonjour, J'aurais voulu savoir qui est responsable des archives de l'immeuble et qui les a en charge et en dépôt ? Qu’advient-il en cas de changement de syndic ? Par avance, merci de votre réponse.

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Ce que le syndic doit gérer et conserver

Gérer et administrer un immeuble en copropriété représente à la fois la gestion et l’utilisation de fonds (les finances du syndicat des copropriétaires) et conserver une masse de documents.

Ces tâches, dans le cadre légal, sont exercées par le syndic. Il gère les recettes (cf. les appels de fonds pour charges dus par les copropriétaires) et les dépenses qui résultent de son contrat et des décisions de l’assemblée générale. Les fonds sont déposés sur un compte bancaire séparé, ouvert par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires. Cette gestion amène le syndic à établir, et à conserver, de nombreux documents comptables.

Les archives de la copropriété rassemblent les textes de base, à commencer par le règlement de copropriété et l’état descriptif de division, l’état de répartition des charges entre les copropriétaires, le contrat de syndic, les procès-verbaux des assemblées générales, des documents plus techniques tels que la fiche synthétique de l’immeuble, le carnet d’entretien et le diagnostic technique de l’immeuble, la police d’assurance, des études techniques comme un diagnostic de performance énergétique de l’immeuble, ou un audit énergétique, des devis et factures de travaux, des correspondances diverses, des décisions de justice le cas échéant. Bref toutes sortes de pièces faisant foi pour le passé de la copropriété et indispensables pour la gérer dans le présent et l’avenir.

L’ensemble des documents peut représenter un volume important de papier. L’évolution technologique permet de mieux gérer en dématérialisant, en numérisant, ce qui facilite la consultation. Le syndic peut aussi déléguer la conservation des archives à une entreprise spécialisée, sous réserve de l’accord de l’assemblée générale. Mais les archives « appartiennent » au syndicat des copropriétaires ; le syndic les gère et les conserve. Il les communique à la demande du conseil syndical ou d’un copropriétaire (ainsi à l’occasion d’une vente de lot).

 

En cas de changement de syndic

Il est fréquent qu’une copropriété change de syndic, ce qui entraîne une passation de pouvoirs. En effet sans fonds et sans archives la copropriété ne peut être gérée. La loi a prévu des dispositions pour qu’il n’y ait pas de discontinuité.

L’ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic la totalité des fonds immédiatement disponibles, les pièces justificatives de la situation de trésorerie, l’ensemble des documents et archives du syndicat des copropriétaires (qui doivent être accompagnées d’un bordereau récapitulatif des pièces dont copie est remise au conseil syndical). Cette transmission doit obligatoirement intervenir dans le délai d’un mois, à compter de la cessation des fonctions de l’ancien syndic.

Dans les deux mois qui suivent, l’ancien syndic doit transmettre le solde des fonds disponibles, après que les comptes aient été apurés, l’état des comptes des copropriétaires et du syndicat. À terme plus rien ne reste chez l’ancien syndic.

Si l’ancien syndic ne transmet pas dans les délais, le nouveau syndic, ou le président du conseil syndical, doit le mettre en demeure. Dans le cas où le nécessaire n’est pas fait dans les huit jours qui suivent une lettre recommandée ou une remise contre récépissé, le Tribunal de grande instance (correspondant à la situation de l’immeuble) est saisi. L’ancien syndic se voit condamner à la remise, sous astreinte, des fonds et documents et au versement de dommages et intérêts.

Bref il ne faut pas être « négligent » pour un ancien syndic…



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