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Quelles sont les archives du syndicat ?

Que comprend les archives du syndicat ?

Ce patrimoine de la copropriété est détenu par le syndic, il comprend :

  • le règlement de copropriété,
  • l’état de répartition des charges,
  • l’état descriptif de division,
  • le carnet d’entretien de l’immeuble,
  • le diagnostic technique de l’immeuble,
  • tous les documents relatifs à l’immeuble ou au syndicat des copropriétaires : conventions, plans, pièces et correspondances…, et en particulier les contrats de travail des personnels de l’immeuble,
  • les contrats d’assurance,
  • les registres du syndicat, en particulier ceux contenant les procès-verbaux des assemblées générales (y compris les feuilles de présence),
  • les documents comptables.

Le syndic établit, en outre, et tient à jour une liste des copropriétaires avec indication des lots leur appartenant.
Il délivre des documents à la demande de copropriétaires, ainsi avant une vente, et délivre copie certifiée conforme des procès-verbaux d’assemblée.

Quels supports utiliser pour les archives ?

Le volume de papiers peut être important, et le syndic peut être autorisé à faire conserver à l’extérieur de son cabinet les archives « dormantes ».

Avec l’évolution technologique, des cabinets de plus en plus nombreux dématérialisent une partie au moins des pièces, en les numérisant.

Sans les archives, la gestion de l’immeuble serait impossible, d’où une disposition importante en cas de changement de syndic : l’ancien syndic est tenu de transférer à celui qui vient d’être désigné la totalité des documents et archives, dans le délai d’un mois à compter de la cessation de ses fonctions. S’il n’opère pas dans le délai, le nouveau syndic, ou le président du conseil syndical, peuvent agir en justice, avec une demande introduite « comme en matière de référé », l’astreinte pouvant être accompagnée de dommages et intérêts



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