La gestion des fonds de la copropriété
Les fonds du syndicat de copropriétaires sont gérés par le syndic. Comment tient-il la comptabilité ?Les comptes sont ceux de la copropriété et non ceux du syndic exclusivement. Les copropriétaires ont un droit de regard : avant l’assemblée générale ils ont la possibilité de consulter les comptes, y compris l’intégralité des pièces comptables, dans les locaux du syndic ; le conseil syndical dispose de prérogatives pour vérifier ; lors de l’assemblée une des résolutions porte sur l’approbation des comptes de l’exercice écoulé.
Les documents comptables sont la base de la nouvelle comptabilité. Tout enregistrement comptable doit comporter les références du syndicat des copropriétaires (nom et adresse de l’immeuble) et doit être appuyé par une pièce justificative en original. Tous les documents doivent être datés et conservés par le syndic (normalement pendant dix ans).
La comptabilité est tenue de manière chronologique et les écritures sont faites en partie double. Toute écriture en erreur doit être annulée par une écriture contraire. Les comptes sont clos à une date déterminée, après laquelle aucune opération ne peut être opérée, ni aucune modification apportée.
Les pièces comptables font, en quelque sorte, partie du patrimoine de la copropriété : en cas de changement de syndic, le syndic sortant doit remettre à son successeur l’intégralité des pièces justificatives, en originaux, ainsi que les documents comptables.
Les dépenses courantes
Parmi les états un des plus intéressants pour suivre le fonctionnement de la copropriété est celui des dépenses courantes, celles des charges communes générales.
Pour avoir une vision synthétique :
État financier après répartition,
indique la situation générale
| I – Situation financière et trésorerie | |
| Trésorerie | Provisions et avances |
| 50. Fonds placés51 Fonds disponibles en banque53 Caisse | 102 Provisions pour travaux103 Avances1031 avances de trésorerie
1032 avances travaux 11 Subventions en instance d’affectation 12 Solde en attente sur travaux ou opérations exceptionnelles |
| Total XXXXX | XXXXX |
| II – Créances | Dettes |
| 45 Copropriétaires, sommes exigibles restant459 dont créances douteuses
Compte de tiers 42 à 44 Autres créances 46 Débiteurs divers 47 Compte d’attente 48 Comptes de régularisation
|
45 Copropriétaires, excédents versés
Compte de tiers 40 Fournisseurs 42 à 44 Autres dettes 47 Compte d’attente 48 Comptes de régularisation 49 Dépréciation des comptes de tiers |
| Total XXXXX | XXXXX |
| Total général (I) + (II) | Total général (I) + (II) |
Les dépenses exceptionnelles
Les travaux et opérations exceptionnelles font l’objet de comptes de gestion spécifiques. Sont fournies les données sur les montants : des travaux votés, des travaux payés, des travaux réalisés, les appels de travaux, et éventuellement les emprunts et les subventions.